La demora en la toma decisiones es una de causas de inasistencia, según la experta Nora Pabón.
Uno de los temas que más aburren a muchos propietarios de apartamentos y casas y conjuntos residenciales es el tiempo que durante estas reuniones anuales, que muchas veces se toman todo el día, ante lo cual muchos copropietarios prefieren pagar la multa y no participar en las decisiones que les conciernen.
La experta Nora Pabón, da algunas recomendaciones sobre este aspecto y otros temas complejos de tratar, como los problemas con los vecinos y cuándo hay quorum para decidir.
¿Qué ocurre cuando las decisiones son contrarias al reglamento o a la Ley?
Se debe dar cumplimiento al respectivo reglamento de propiedad horizontal, pero si este contradice a la Ley 675 de 2001 en regulaciones que de acuerdo a la misma son imperativas, o consideradas de orden público, se debe dar preferencia a estas.
¿Cuáles son algunas de estas disposiciones obligatorias de la Ley que rigen por encima de los reglamentos de propiedad horizontal?
Entre estas normas se destaca la consagrada en el artículo 45. Salvo que la Ley o el reglamento exijan un quorum o mayoría superior, el quorum para deliberar será de un número plural de propietarios de unidades privadas, que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de copropiedad, y el quorum para decidir será de los votos que representen la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad representados en la respectiva reunión.
Para mayor claridad de los casos en que prevalece la Ley sobre el respectivo reglamento, se sugiere consultar la jurisprudencia. Sentencias C-488 y C-738 de 2002).
Cuando un propietario se retira de la asamblea, ¿es legal que; se lo comunique a la mesa directiva y deje el voto a otra persona? ¿Alguien sin poder puede hacer interpelaciones en la reunión?
Quien se retira puede otorgar poder a otro para que lo represente, por otro lado, los propietarios, representantes o apoderados pueden deliberar y decidir.
Problemas de vecindad en asambleas
Problemas relativos a las ciudades como son el de uso de los parqueaderos, las basuras, los ruidos, las mascotas, afectan también a los edificios, conjuntos y agrupaciones. Los problemas de vecindad son objeto de debate en las asambleas.
El Código Nacional de Policía y convivencia, es una herramienta adicional de la que disponen los propietarios para obtener que se respeten sus derechos.
Agilización de las asambleas
Una de las causas de inasistencia a las asambleas, es la demora en la toma de las decisiones. De tal manera que muchos edificios, especialmente de vivienda, están acudiendo a empresas que ofrecen cubrir toda la logística para facilitar las asambleas haciéndolas más rápidas y eficientes, controlan el ingreso, verifican asistencia, utilizan dispositivos electrónicos para verificar el quorum y hacer el voto electrónico, alquiler de audio y video, alquiler de computadores, grabadoras y demás requeridos.
En ocasiones anteriores, he manifestado que el éxito de la asamblea depende de su preparación. Los expertos recomiendan que los informes del administrador, del revisor fiscal y del consejo, así como el presupuesto nuevo deban ser presentados con ayudas audiovisuales.
Incluso hemos incluido fotos del respectivo edificio o conjunto, lo cual hará más agradable la reunión. También será importante el sitio, la hora, las condiciones ambientales y climáticas, el suministro de un refrigerio (según la magnitud del conjunto).
¿En qué casos los votos son unitarios y cuando se aplica el coeficiente de copropiedad?
En los edificios y conjuntos residenciales, cada voto equivale al coeficiente de copropiedad excepto cuando no se trate de asuntos económicos en cuyo evento es unitario. Ello significa que los asuntos en los que se pueden contar los votos por cada apartamento y no por coeficiente, son los de simple administración, si tenemos en cuenta que casi todas las decisiones tienen consecuencias económicas (Sentencia C- 522 de 2002).
En edificios y conjuntos de uso comercial y mixto el voto siempre equivale al coeficiente de copropiedad.
Representación y poderes
Cuando una unidad privada pertenezca a varias personas, éstas deberán designar solo una que las represente en la asamblea. En caso de desacuerdo, o que se presenten todas alegando derechos diferentes, se deberá pedir el poder otorgado solo a una. El voto no puede ser fraccionado.
En caso de otras representaciones legales o voluntarias éstas se deberán acreditar con el documento correspondiente, que no necesariamente será un poder. Salvo que el reglamento establezca algo diferente, los poderes no requieren ser autenticados.
Se consulta con frecuencia qué sucede si el quórum se logra al principio, pero luego, generalmente por la demora de la reunión, se van retirando los propietarios descompletando el quórum requerido. En estos casos no se podrán tomar las decisiones y si se hace las mismas quedarán viciadas.
Previsiones para mantenimiento y conservación de terrazas y cubiertas
Es importante dejar una partida reservada para el mantenimiento y conservación de terrazas y cubiertas, lo cual corresponde a todos los propietarios y no como erróneamente se ha creído, que es responsabilidad de los usuarios de éstas.
¿Vigilantes? O conserjes
Uno de los aspectos que se debaten en las asambleas es si se contratará una compañía de vigilancia para asegurar la seguridad del edificio o conjunto, o más bien con el fin de economizar, la administración nombra directamente a los denominados conserjes.
Ya existen muchos pronunciamientos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en el sentido de que son diferentes las funciones que cumplen los vigilantes y los conserjes. La Ley establece que los servicios citados solo pueden ser prestados mediante licencia expedida por la mencionada entidad. Y las personas naturales y jurídicas que contraten con empresas que no cuenten con licencia de funcionamiento, serán sancionadas.
En los pronunciamientos de la Entidad citada se argumenta la preparación e idoneidad de los vigilantes. De tal forma que en realidad no se está ahorrando en vigilancia porque prácticamente no podría prestarse en el caso de la conserjería.
Nombramiento de los miembros del consejo:
Deben ser propietarios o los representantes de estos. Se nombrarán en la forma como exprese el reglamento.
Es importante que los elegidos se encuentren al día con sus obligaciones, con la administración y que los que acepten este cargo sean conscientes de la responsabilidad que adquieren. Se pueden establecer incentivos para éstos, especialmente cuando sea difícil que las personas se postulen.
¿Es posible imponer multas a los que no asistan a la asamblea personalmente o por representación?
La inasistencia a la asamblea es considerada como incumplimiento del reglamento debido a los perjuicios que se pueden producir para los propietarios y para la persona jurídica de la propiedad horizontal, debido a que no se pueden tomar las decisiones por falta de quorum. La multa se puede imponer si lo establece el reglamento. La asistencia a la asamblea es un derecho, pero también se considera un deber de los propietarios.
NORA PABÓN
Abogada-Asesora Externa
El Tiempo
Página Web - 2020/02/17
Fuente: https://www.eltiempo.com/